KẾT LUẬN THANH TRA

Về việc thanh tra chuyên ngành việc chấp  hành pháp luật trong hoạt động công chứng

của Văn phòng công chứng Sông Cầu

Thực hiện Quyết định số 97/QĐ-STP ngày 02/10/2023 của Giám đốc Sở Tư pháp về việc thanh tra chuyên ngành việc chấp hành pháp luật trong hoạt động công chứng của Văn phòng công chứng Sông Cầu, ngày 13/10/2023, Đoàn thanh tra tiến hành thanh tra tại Văn phòng công chứng Sông Cầu.

Xét Báo cáo Kết quả thanh tra số 24/BC-ĐTT ngày 07/11/2023 của Trưởng đoàn Thanh tra, Giám đốc Sở Tư pháp Kết luận như sau:

I. KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG

1. Tình hình tổ chức

Văn phòng có trụ sở hoạt động tại khu phố Long Hải Nam, phường Xuân Yên, thị xã Sông Cầu; có 02 Công chứng viên hợp danh và 03 nhân viên (gồm: 01 kế toán, 02 nhân viên nghiệp vụ-tiếp nhận hồ sơ).

2. Tình hình hoạt động: (từ ngày 01/07/2022 đến ngày 30/8/2023)

a) Tổng số việc công chứng:

- Hợp đồng chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản: 1.023.

- Hợp đồng thế chấp, cầm cố, bảo lãnh, đặt cọc: 780.

- Các giao dịch về thừa kế (Văn bản thỏa thuận phân chia, khai nhận di sản thừa kế; di chúc...): 118.

- Các loại việc khác (Hợp đồng ủy quyền, giấy ủy quyền, hợp đồng góp vốn, cam kết tài sản riêng....): 246.

b) Tổng số việc chứng thực:

- Chứng thực bản sao từ bản chính: 7.551.

- Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản: 353.

c) Tổng số phí thu được:

- Từ hoạt động công chứng: 666.664.000đ

- Từ hoạt động chứng thực: 47.791.000đ.

d) Tổng số tiền nộp vào ngân sách nhà nước: 212.048.000đ.

II. KẾT QUẢ KIỂM TRA

Qua kiểm tra tình hình tổ chức và hoạt động, nhận thấy:

1. Đánh giá chung

- Văn phòng hoạt động đúng địa chỉ đăng ký, có biển hiệu; thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước; có niêm yết lịch làm việc, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, nội quy làm việc, thủ tục công chứng, phí công chứng và thù lao công chứng.

- Đã mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên (02/02), ký kết hợp đồng lao động với người lao động (02/02) và có mở các loại sổ theo dõi việc thực hiện công chứng, chứng thực.

- Trình tự, thủ tục công chứng, chứng thực cơ bản đảm bảo theo quy định và hồ sơ công chứng lưu trữ tại kho của Văn phòng.

 - Thu phí công chứng, chứng thực, nộp thuế và mở sổ sách kế toán đảm bảo theo quy định.

2. Tồn tại, hạn chế

2.1. Về tình hình tổ chức

- Sổ công chứng hợp đồng giao dịch không đánh số trang, không đóng dấu giáp lai theo quy định tại khoản 1 Điều 25 Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng.

- Sổ chứng thực chữ ký/chứng thực điểm chỉ, Sổ chứng thực bản sao từ bản chính không đánh số trang theo quy định tại khoản 1 Điều 13 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

2.2. Về chứng thực chữ ký

Lời chứng ghi thêm các nội dung: “Địa chỉ cư trú” của người có yêu cầu và “tại Văn phòng công chứng Sông Cầu” trước cụm từ ngày...tháng…, năm…ở cuối lời chứng, không đảm bảo theo mẫu lời chứng ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP: Hầu hết hồ sơ.

2.3. Về trình tự, thủ tục công chứng

Qua kiểm tra ngẫu nhiên 50 hồ sơ công chứng, nhận thấy:

a) Thành phần hồ sơ công chứng

- Không lưu bản sao giấy tờ tùy thân của bên nhận chuyển nhượng theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng năm 2014: Hồ sơ số 2016 ngày 23/9/2022.

- Không lưu bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản khi công chứng việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch đã được công chứng theo quy định tại khoản 3 Điều 51 Luật Công chứng 2014: Hồ sơ số 2169 ngày 19/10/2022.

b) Lời chứng của công chứng viên

Lời chứng của công chứng viên chưa đảm bảo theo mẫu lời chứng ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP, cụ thể:

- Không có nội dung “Bên A… đã làm thủ tục đăng ký chữ ký, mẫu dấu và đã ký trước vào hợp đồng (giao dịch) này. Công chứng viên đã đối chiếu chữ ký, mẫu dấu trên hợp đồng (giao dịch) và nhận thấy trùng khớp với mẫu chữ ký, mẫu dấu đã đăng ký tại tổ chức hành nghề công chứng”, chỉ ghi “chữ ký và dấu, điểm chỉ trong hợp đồng (giao dịch) đúng là chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên”: Hồ sơ số 2004 ngày 22/9/2022.

- Thiếu cụm từ “điểm chỉ vào hợp đồng” (trường hợp vừa ký vừa điểm chỉ vào hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất): Hồ sơ số 2001 ngày 21/9/2022.

- Ghi thời gian niêm yết Văn bản phân chia di sản thừa kế không chi tiết theo quy định (…từ ngày…tháng…năm đến hết ngày…tháng…năm…), chỉ ghi “…15 ngày, đến nay…”: Các hồ sơ công chứng số 723 + 724 ngày 05/6/2023.

c) Nội dung khác

Hồ sơ công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản có thời gian tiếp nhận, thời gian công chứng. thời gian niêm yết và rút niêm yết trùng nhau, không phù hợp với quy định tại khoản 1 Điều 18 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng (sau khi tiếp nhận, phải niêm yết 15 ngày): Các hồ sơ công chứng số 723 + 724 ngày 05/6/2023, 339 ngày 27/3/2023.

III. KẾT LUẬN

1. Kết quả đạt được

- Có ký kết hợp đồng lao động và tham gia BHXH, BHYT cho người lao động; có mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên.

- Thu phí công chứng, chứng thực; báo cáo tài chính, kết quả kinh doanh, quyết toán thuế đảm bảo theo quy định.

- Có lập Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch, Sổ công chứng bản dịch, Sổ chứng thực bản sao từ bản chính, Sổ theo dõi việc sử dụng lao động và Sổ chứng thực chữ ký.

- Trình tự, thủ tục công chứng, chứng thực cơ bản đảm bảo theo quy định của Luật Công chứng năm 2014, các văn bản hướng dẫn thi hành và các quy định pháp luật khác liên quan.

2. Tồn tại, hạn chế

Bên cạnh kết quả đạt được, hoạt động công chứng của Văn phòng từ ngày 01/07/2022 đến ngày 30/8/2023 còn có những tồn tại, hạn chế sau:

2.1. Về tình hình tổ chức

- Sổ công chứng hợp đồng giao dịch không đánh số trang, không đóng dấu giáp lai theo quy định tại khoản 1 Điều 25 Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng.

- Sổ chứng thực chữ ký/chứng thực điểm chỉ, Sổ chứng thực bản sao từ bản chính không đánh số trang theo quy định tại khoản 1 Điều 13 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

 2.2. Về chứng thực chữ ký

Lời chứng của hầu hết hồ sơ ghi thêm các nội dung “Địa chỉ cư trú” của người có yêu cầu và “tại Văn phòng công chứng Sông Cầu” trước cụm từ ngày...tháng… năm…ở cuối lời chứng, không đảm bảo theo mẫu lời chứng ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

2.3. Về trình tự, thủ tục công chứng

Qua kiểm tra ngẫu nhiên 50 hồ sơ công chứng, nhận thấy:

a) Thành phần hồ sơ công chứng

- 01 hồ sơ không lưu bản sao giấy tờ tùy thân của bên nhận chuyển nhượng theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng năm 2014 (đã khắc phục ngay sau khi Đoàn thanh tra có ý kiến).

- 01 hồ sơ không lưu bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản khi công chứng việc sửa đổi, bổ sung hợp đồng, giao dịch đã được công chứng theo quy định tại khoản 3 Điều 51 Luật Công chứng 2014 (đã khắc phục ngay sau khi Đoàn thanh tra có ý kiến).

b) Lời chứng của công chứng viên

Việc ghi lời chứng của công chứng viên còn có trường hợp chưa đảm bảo theo mẫu lời chứng ban hành kèm theo Thông tư số 01/2021/TT-BTP, cụ thể:

- 01 hồ sơ thế chấp tại tổ chức tín dụng ghi lời chứng không có nội dung “Bên A… đã làm thủ tục đăng ký chữ ký, mẫu dấu và đã ký trước vào hợp đồng (giao dịch) này. Công chứng viên đã đối chiếu chữ ký, mẫu dấu trên hợp đồng (giao dịch) và nhận thấy trùng khớp với mẫu chữ ký, mẫu dấu đã đăng ký tại tổ chức hành nghề công chứng”, chỉ ghi “chữ ký và dấu, điểm chỉ trong hợp đồng (giao dịch) đúng là chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên”.

- 01 hồ sơ công chứng hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất ghi lời chứng thiếu cụm từ “điểm chỉ vào hợp đồng” (trường hợp vừa ký vừa điểm chỉ).

- 02 hồ sơ công chứng văn bản phân chia di sản thừa kế ghi lời chứng không chi tiết về thời gian niêm yết theo quy định (…từ ngày…tháng…năm đến hết ngày…tháng…năm…), chỉ ghi “…15 ngày, đến nay…”.

Giải trình của Văn phòng: Tiếp thu và điều chỉnh mẫu lời chứng ngay sau khi Đoàn thanh tra có ý kiến.

c) Nội dung khác

03 hồ sơ công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản có thời gian tiếp nhận, thời gian công chứng. thời gian niêm yết và rút niêm yết trùng nhau, không phù hợp với quy định tại khoản 1 Điều 18 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP (sau khi tiếp nhận, phải niêm yết 15 ngày).

Giải trình của Văn phòng: Do có sự nhằm lẫn trong việc xác định thời điểm công chứng, thời điểm rút niêm yết và xin tiếp thu, rút kinh nghiệm.

IV. KIẾN NGHỊ

Để hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh đảm bảo theo đúng quy định của Luật Công chứng năm 2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành, Giám đốc Sở Tư pháp yêu cầu:

1. Văn phòng công chứng Sông Cầu:

- Rút kinh nghiệm đối với các tồn tại, hạn chế được chỉ ra qua thanh tra; nghiên cứu, rà soát kỹ quy định của pháp luật về công chứng để thực hiện đúng quy định pháp luật.

- Đẩy nhanh tiến độ thực hiện việc chia sẻ thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch do Công chứng viên của Văn phòng thực hiện công chứng để đưa vào cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định tại khoản 10 Điều 33 Luật Công chứng năm 2014 và Quyết định số 10/2022/QĐ-UBND ngày 17/3/2022 của UBND tỉnh về việc ban hành quy chế quản lý, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Phú Yên.

- Kịp thời phản ánh những vướng mắc, bất cập trong hoạt động công chứng về Sở Tư pháp để được hướng dẫn kịp thời.

Báo cáo bằng văn bản kết quả triển khai thực hiện các nội dung trên về Sở Tư pháp (qua Thanh tra Sở) trước ngày…….../11/2023.

2. Giao Thanh tra Sở Tư pháp theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện Kết luận này theo quy định pháp luật./.