KẾT LUẬN THANH TRA

Về việc thanh tra chuyên ngành việc chấp hành pháp luật về đăng ký, quản lý hộ tịch, chứng thực và nuôi con nuôi

của UBND các xã, phường: Xuân Phú, Xuân Đài, Xuân Yên, Xuân Thọ 2 thuộc thị xã Sông Cầu, tỉnh Phú Yên

 

Thực hiện Quyết định số 01/QĐ-TTr ngày 15/5/2024 của Chánh Thanh tra Sở Tư pháp về việc thanh tra chuyên ngành việc chấp hành pháp luật về đăng ký, quản lý hộ tịch, chứng thực và nuôi con nuôi của UBND các xã, phường: Xuân Phú, Xuân Đài, Xuân Yên, Xuân Thọ 2 thuộc thị xã Sông Cầu, tỉnh Phú Yên, các ngày 23, 24, 29 và 30/5/2024, Đoàn thanh tra tiến hành thanh tra tại các đơn vị nêu trên.

Xét Báo cáo Kết quả thanh tra số 07/BC-ĐTT ngày 27/6/2024 của Trưởng đoàn Thanh tra, Chánh Thanh tra Sở Tư pháp Kết luận như sau:

I. KHÁI QUÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG

1. Tình hình tổ chức

Đơn vị	Tổng số công chức Tư pháp-hộ tịch					Ghi chú
	Biên chế	Trình độ chuyên môn	Lý luận chính trị	Quản lý nhà nước	BDNV hộ tịch
UBND phường Xuân Phú	02	02 Cử nhân Luật	01 Trung cấp	02	02
UBND phường Xuân  Đài	02	02 Cử nhân Luật	02 Trung cấp	02	02
UBND xã Xuân Thọ 2	01	Cử nhân Luật	Trung cấp	01	01
UBND phường Xuân Yên	02	02 Cử nhân Luật	01 Trung cấp	02	02

2. Tình hình hoạt động: (từ ngày 01/01/2023 đến ngày 31/3/2024)

Nội dung	Đơn vị				Ghi chú
	UBND phường Xuân Phú	UBND phường Xuân  Đài	UBND xã Xuân Thọ 2	UBND phường Xuân Yên
I. Đăng ký hộ tịch (trường hợp)
1. Đăng ký khai sinh	193	207	49	175
2. Đăng ký kết hôn	71	86	25	65
3. Đăng ký khai tử	92	87	37	63
4. Thay đổi cải chính, bổ sung h/tịch	07	02	02	07
5. Xác nhận tình trạng hôn nhân	202	103	70	175
6. Cấp bản sao trích lục hộ tịch	388	351	182	193
7. Đăng ký nhận cha, mẹ, con	02	0	01	01
8. Nuôi con nuôi	0	0	0	01
II. Công tác chứng thực (trường hợp)
1. Bản sao từ bản chính	728	712	467	933
2. Chữ ký	87	226	187	101
3. HĐ giao dịch	75	77	44	89
III. Thu phí (1.000 đồng)
1. Hộ tịch	10.696.000	11.859.000	7.315.000	3.689.000
2. Chứng thực	10.690.000	12.571.000	8.938.000	9.630.000
3. Nộp NSNN (100%)	21.386.000	24.430.000	16.253.000	13.319.000

II. KẾT QUẢ KIỂM TRA

1. Đánh giá chung

- Cơ bản, các đơn vị thực hiện đăng ký, quản lý hộ tịch và chứng thực đảm bảo theo quy định của Luật Hộ tịch năm 2014, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch và các văn bản hướng dẫn thi hành. Kịp thời cập nhật thông tin về hộ tịch của công dân vào hệ thống thông tin và quản lý hộ tịch theo quy định.

- Niêm yết công khai phí, lệ phí; trình tự, thủ tục tiếp nhận, giải quyết các việc về hộ tịch, chứng thực; giải quyết kịp thời các yêu cầu của tổ chức, cá nhân; không có khiếu nại, tố cáo liên quan đến công tác đăng ký, quản lý hộ tịch và chứng thực.

- Có bố trí công chức Tư pháp-hộ tịch tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa; cơ sở vật chất đáp ứng được yêu cầu của công tác đăng ký, quản lý hộ tịch và chứng thực.

2. Tồn tại, hạn chế

2.1. Với UBND phường Xuân Phú

a) Công tác hộ tịch

- Về sổ hộ tịch:

+ Đóng dấu giáp lai không hết các trang sổ theo quy định tại khoản 2 Điều 29 Thông tư số 04/2020/TT-BTP ngày 28/5/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Hộ tịch và Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch (Sổ hộ tịch phải được đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối cùng ngay từ khi mở sổ): Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, Sổ cấp bản sao trích lục hộ tịch và Sổ đăng ký nhận, cha, mẹ, con.

+ Ngày khóa Sổ không đúng quy định tại khoản 1 Điều 36 Thông tư số 04/2020/TT-BTP (Ngày khoá sổ trong trường hợp hết sổ mà chưa hết năm là ngày đăng ký sự kiện hộ tịch cuối cùng của sổ; trường hợp hết năm mà chưa dùng hết sổ thì khóa sổ vào ngày 31 tháng 12 của năm đó): Sổ kết hôn, Sổ khai tử, Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân và Sổ cấp bản sao trích lục hộ tịch.

+ Thực hiện sửa chữa sai sót còn viết đè lên, không gạch chéo, không ghi ngày tháng năm sửa, không đóng dấu xác nhận vào nội dung sửa chữa, không đúng quy định tại khoản 1 Điều 35 Thông tư số 04/2020/TT-BTP: Sổ đăng ký khai tử-các trường hợp đăng ký khai tử số: 16 ngày 24/02/2023, 53 ngày 16/8/2023 và 02 ngày 22/01/2024; Sổ đăng ký nhận, cha, mẹ, con.

- Về đăng ký nhận cha, mẹ, con:

Ghi thông tin nơi cư trú không đúng với thực tế (Bé cư trú ở phường Xuân Phú nhưng ghi vào Sổ là phường Xuân Đài): Hồ sơ số 02/2023.

- Về đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch:

+ Tờ khai thay đổi họ, chữ đệm, tên cho người dưới 18 tuổi không có ý kiến đồng ý của cha, mẹ (các hồ sơ số: 01 ngày 10/02/2023, 02 ngày 24/4/2023 và 07 ngày 11/12/2023) và cho người từ đủ 9 tuổi trở lên không có sự đồng ý của người được thay đổi tên (hồ sơ số 01 ngày 10/02/2023), không đúng quy định tại khoản 1 Điều 7 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP (việc thay đổi họ, chữ đệm, tên cho người dưới 18 tuổi theo quy định tại Khoản 1 Điều 26 của Luật Hộ tịch phải có sự đồng ý của cha, mẹ người đó và được thể hiện rõ trong Tờ khai; đối với người từ đủ 9 tuổi trở lên thi còn phải có sự đồng ý của người đó).

 + Thực hiện thay đổi tên với lý do tên xấu, không đảm bảo theo quy định tại khoản 1 Điều 26 Luật Hộ tịch năm 2014, khoản 2 Điều 7 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và Điều 28 Bộ Luật Dân sự năm 2015: Các hồ sơ số 01 ngày 10/02/2023, 02 ngày 24/4/2023, 07 ngày 11/12/2023.

+ Không ghi chú nội dung cải chính vào Sổ đăng ký khai sinh theo quy định tại Điều 28 Luật Hộ tịch: Hồ sơ số 06 ngày 11/12/2023.

b) Công tác chứng thực

- Về sổ chứng thực:

+ Không ghi nội dung của mục “Họ tên, chức danh người ký chứng thực”, không đúng hướng dẫn sử dụng sổ tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch: Sổ chứng thực bản sao từ bản chính.

+ Đóng dấu giáp lai không đầy đủ theo quy định tại khoản 1 Điều 13 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP (phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối Sổ): Sổ theo dõi chứng thực chữ ký.

- Về hồ sơ chứng thực:

Hồ sơ chứng thực chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng đất do một người đứng tên không thể hiện kết quả của việc xác định thực tế tính pháp lý của quyền sở hữu, quyền sử dụng đất là tài sản riêng hoặc chung, của một hoặc nhiều người (giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hoặc văn bản thỏa thuận về tài sản hoặc giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác), là chưa đảm bảo theo quy định tại khoản 5 Điều 9 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP: Các hồ sơ số 12, 25, 62/2023 và 04/2024.

2.2. Với UBND phường Xuân Đài

a) Công tác hộ tịch

- Về sổ hộ tịch:

+ Đóng dấu giáp lai không hết các trang sổ (Sổ năm 2023) và không đóng dấu giáp lai các trang (Sổ năm 2024) theo quy định tại khoản 2 Điều 29 Thông tư số 04/2020/TT-BTP: Sổ đăng ký khai sinh, Sổ đăng ký khai tử, Sổ đăng ký kết hôn, Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân và Sổ cấp bản sao trích lục hộ tịch.

+ Không có chữ ký, ghi rõ họ tên của người đi đăng ký khai sinh và người đi khai tử không đúng quy định tại khoản 2 Điều 16 và khoản 2 Điều 34 Luật Hộ tịch năm 2014: Sổ đăng ký khai sinh (các trang số: 11, 14, 15, 20, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30), Sổ đăng ký khai tử (các trang số: 10, 12, 13, 14, 16, 17, 49, 50).

+ Sổ ghi hai màu mực (xanh và đen), không đúng quy định tại khoản 1 Điều 29 Thông tư số 04/2020/TT-BTP: Sổ cấp bản sao trích lục hộ tịch.

+ Thực hiện sửa chữa sai sót còn viết đè lên, không gạch chéo, không ghi ngày tháng năm sửa chữa, không đóng dấu xác nhận vào nội dung sửa chữa, không đúng quy định tại khoản 1 Điều 35 Thông tư số 04/2020/TT-BTP: Sổ đăng ký khai sinh, Sổ kết hôn (trang 44), Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (trường hợp số 33 ngày 28/3/2023), Sổ đăng ký khai tử (các trường hợp đăng ký số: 16 ngày 24/02/2023, 53 ngày 16/8/2023, 02 ngày 22/01/2024) và Sổ đăng ký nhận, cha, mẹ, con.

+ Ngày khóa Sổ không đúng quy định (Sổ đăng ký khai sinh, Sổ đăng ký khai tử, Sổ đăng ký kết hôn, Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch, Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân và Sổ cấp bản sao trích lục hộ tịch); khi khóa sổ không có chữ ký, xác nhận, tên, chức vụ, đóng dấu của lãnh đạo UBND (Sổ đăng ký khai sinh, Sổ đăng ký khai tử, Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân và Sổ cấp bản sao trích lục hộ tịch) và thống kê chưa đầy đủ các sự kiện hộ tịch (Sổ đăng ký khai sinh, Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân và Sổ cấp bản sao trích lục hộ tịch), không đúng quy định tại Điều 36 Thông tư số 04/2020/TT-BTP.

- Về đăng ký kết hôn:

Ghi sai thông tin về: Chữ đệm của người vợ (Đỗ Kim Thấm thành Đỗ Thị Thấm); số Thẻ căn cước công dân của người vợ (054300006547 thành 05430000547) trên Hệ thống thông tin đăng ký, Sổ đăng ký kết hôn và Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn: Hồ sơ số 41/2023.

- Về đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch:

Tờ khai không nêu lý do thực hiện cải chính và ngày, tháng, năm đăng ký cải chính hộ tịch theo quy định tại các khoản 1, 2 Điều 17 Thông tư số 04/2020/TT-BTP: Các hồ sơ 01, 02/2023.

- Về phần mềm hộ tịch Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch

Hầu hết các trường hợp đăng ký kết hôn và cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đang ở trạng thái lưu nháp, chưa chuyển vào cơ sở dữ liệu chính thức theo quy định tại Điều 7 (cập nhật dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử) và khoản 2 Điều 11 (về Quy trình kết nối, chia sẻ thông tin giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư) Nghị định số 87/2020/NĐ-CP ngày 28/7/2020 của Chính phủ quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến.

 b) Công tác chứng thực

- Về sổ chứng thực:

Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin về việc mở Sổ theo dõi công tác chứng thực nhưng hết năm chưa thực hiện khóa sổ, thống kê số việc chứng thực, người ký chứng thực xác nhận là không đúng quy định tại khoản 3 Điều 13 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP: Sổ theo dõi chứng thực bản sao từ bản chính, Sổ theo dõi Hợp đồng giao dịch.

- Về hồ sơ chứng thực:

+ Không đánh số thứ tự từng trang đối với hồ sơ chứng thực hợp đồng, giao dịch có từ hai trang trở lên, từng trang không có chữ ký của người tiếp nhận và thực hiện chứng thực là không đúng quy định tại khoản 4 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và khoản 2 Điều 20 Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP: Hầu hết hồ sơ.

+ Hồ sơ chứng thực chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng đất do một người đứng tên không thể hiện kết quả của việc xác định thực tế tính pháp lý của quyền sở hữu, quyền sử dụng đất là tài sản riêng hoặc chung, của một hoặc nhiều người (giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hoặc văn bản thỏa thuận về tài sản hoặc giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác), là chưa đảm bảo theo quy định tại khoản 5 Điều 9 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP: Các hồ sơ số 02, 25, 46, 48, 53, 61, 70/2023 và 04/2024.

2.3. Với UBND xã Xuân Thọ 2

a) Công tác hộ tịch

- Về sổ hộ tịch:

+ Đóng dấu giáp lai không hết các trang sổ (Sổ năm 2023) và không đóng dấu giáp lai các trang (Sổ năm 2024) theo quy định tại khoản 2 Điều 29 Thông tư số 04/2020/TT-BTP: Sổ đăng ký khai sinh, Sổ khai tử, Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân và Sổ cấp bản sao trích lục hộ tịch.

+ Thực hiện sửa chữa sai sót còn viết đè lên, không gạch chéo, không ghi ngày tháng năm sửa chữa, không đóng dấu xác nhận vào nội dung sửa chữa, không đúng quy định tại khoản 1 Điều 35 Thông tư số 04/2020/TT-BTP: Sổ đăng ký khai sinh (trang 31, 34, 45), Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (trang 62).

- Về đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch:

Chưa thực ghi nội dung bổ sung thông tin người cha trong Giấy khai sinh của con (Nguyễn Thanh Thúy Vy) trên Hệ thống khai sinh điện tử theo quy định tại Điều 7 (cập nhật dữ liệu trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử) và khoản 2 Điều 11 (về Quy trình kết nối, chia sẻ thông tin giữa Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư) Nghị định số 87/2020/NĐ-CP: Hồ sơ số 01/2023.

b) Công tác chứng thực

- Về sổ chứng thực:

Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin về việc mở Sổ theo dõi công tác chứng thực nhưng hết năm chưa thực hiện khóa sổ, thống kê số việc chứng thực, người ký chứng thực xác nhận là không đúng quy định tại khoản 3 Điều 13 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP: Hầu hết các sổ theo dõi về chứng thực.

- Về hồ sơ chứng thực:

Hồ sơ chứng thực chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng đất do một người đứng tên không thể hiện kết quả của việc xác định thực tế tính pháp lý của quyền sở hữu, quyền sử dụng đất là tài sản riêng hoặc chung, của một hoặc nhiều người (giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hoặc văn bản thỏa thuận về tài sản hoặc giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác), là chưa đảm bảo theo quy định tại khoản 5 Điều 9 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP: Các hồ sơ số 02, 10, 11, 27/2023 và 07/2024.

- Về thu lệ phí chứng thực:

Thu phí chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch là 50.000 đồng/hợp đồng, giao dịch, không đúng quy định tại Điều 4 Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực: Phải thu 30.000 đồng/hợp đồng, giao dịch sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ HĐGD: Trong kỳ thanh tra có 04 trường hợp.

2.4. Với UBND phường Xuân Yên

a) Công tác hộ tịch

- Đóng dấu giáp lai không hết các trang sổ (Sổ năm 2023) và không đóng dấu giáp lai các trang (Sổ năm 2024) theo quy định tại khoản 2 Điều 29 Thông tư số 04/2020/TT-BTP: Sổ đăng ký khai sinh, Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, Sổ cấp bản sao trích lục hộ tịch, Sổ đăng ký khai tử, Sổ đăng ký cha, mẹ, con và Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch.

- Sổ ghi hai màu mực (xanh và đen), không đúng quy định tại khoản 1 Điều 29 Thông tư số 04/2020/TT-BTP: Sổ đăng ký khai sinh, Sổ đăng ký khai tử.

- Thực hiện sửa chữa sai sót còn viết đè lên, không gạch chéo, không ghi ngày tháng năm sửa chữa, không đóng dấu xác nhận vào nội dung sửa chữa, không đúng quy định tại khoản 1 Điều 35 Thông tư số 04/2020/TT-BTP: Sổ đăng ký khai sinh (trang 23, 77), Sổ đăng ký khai tử (trang 118), Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (trang 44), và Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch.

- Sổ đăng ký khai sinh (không có chữ ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của công chức làm công tác hộ tịch khi khóa sổ; ngày khóa Sổ không đúng quy định; không ghi thông tin cơ quan đăng ký hộ tịch, ngày mở sổ, khóa sổ tại trang bìa theo hướng dẫn; thống kê chưa đầy đủ các sự kiện hộ tịch); Sổ đăng ký kết hôn (không có chữ ký, xác nhận, tên, chức vụ, đóng đóng dấu của lãnh đạo UBND khi khóa sổ); Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (không có chữ ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của công chức làm công tác hộ tịch khi khóa sổ, ngày khóa Sổ không đúng quy định, không ghi thông tin cơ quan đăng ký hộ tịch, ngày mở sổ, khóa sổ tại trang bìa theo hướng dẫn, thống kê chưa đầy đủ các sự kiện hộ tịch); Sổ cấp bản sao trích lục hộ tịch (không có chữ ký, ghi rõ họ, chữ đệm, tên của công chức làm công tác hộ tịch khi khóa sổ, ngày khóa Sổ không đúng quy định, không ghi thông tin cơ quan đăng ký hộ tịch, ngày mở sổ, khóa sổ tại trang bìa theo hướng dẫn, thống kê chưa đầy đủ các sự kiện hộ tịch), không đúng quy định tại Điều 36 Thông tư số 04/2020/TT-BTP.

b) Công tác nuôi con nuôi

Sử dụng mẫu Đơn xin nhận con nuôi trong nước (TP/CN-2014/CN.02), không đúng mẫu quy định tại Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư số 10/2020/TT-BTP ngày 28/12/2020 của Bộ Tư pháp ban hành, hướng dẫn việc ghi chép, sử dụng, quản lý và lưu trữ Sổ, mẫu giấy tờ, hồ sơ nuôi con nuôi; nội dung đơn không nêu lý do nhận con nuôi, ngày tháng năm đăng ký theo quy định tại Điều 20 Luật Nuôi con nuôi năm 2010 và không có văn bản đồng ý của mẹ đẻ (bà Nguyễn Thị Liên Hương) của người được nhận làm con nuôi (bé Trần Nguyễn Ngọc Kim Ngân) theo quy định tại khoản 1 Điều 21 Luật Nuôi con nuôi năm 2010: Hồ sơ số 01/2023.

c) Công tác chứng thực

- Về sổ chứng thực:

Thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin về việc mở Sổ theo dõi công tác chứng thực nhưng hết năm chưa thực hiện khóa sổ, thống kê số việc chứng thực, người ký chứng thực xác nhận là không đúng quy định tại khoản 3 Điều 13 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP: Hầu hết các sổ theo dõi về chứng thực.

- Về chứng thực chữ ký:

+ Bìa Sổ ghi không đầy đủ các nội dung theo quy định tại điểm b khoản 1 Phần II, Phụ lục kèm theo Nghi định số 23/2015/NĐ-CP.

+ Lời chứng chứng thực chữ ký của nhiều người trong một giấy tờ, văn bản không ghi nội dung “Các ông/bà có tên sau đây:” và “Các ông/bà có tên trên cam đoan…” là không đầy đủ theo mẫu lời chứng ban hành kèm theo Thông tư số 01/2020/TT-BTP: Các hồ sơ số 45, 46/2023.

- Về thu lệ phí chứng thực

Thời hạn kê khai, nộp phí thu được vào NSNN 01 quý/01 lần là không đúng theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Thông tư số 74/2022/TT-BTC ngày 22/12/2022 của Bộ Tài chính quy định về hình thức, thời hạn thu, nộp, kê khai các khoản phí, lệ phí: Phải là thu phí kê khai, nộp tiền phí thu được vào NSNN theo tháng.

III. KẾT LUẬN VỀ NHỮNG NỘI DUNG KIỂM TRA

1. Kết quả đạt được

- Thực hiện đăng ký, quản lý hộ tịch và chứng thực cơ bản đảm bảo theo quy định của Luật Hộ tịch năm 2014, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành.

- Kịp thời cập nhật thông tin hộ tịch vào hệ thống thông tin và quản lý hộ tịch theo quy định.

- Niêm yết công khai phí, lệ phí; trình tự, thủ tục tiếp nhận, giải quyết các việc về hộ tịch, chứng thực; giải quyết kịp thời các yêu cầu của tổ chức, cá nhân; không có khiếu nại, tố cáo liên quan đến công tác đăng ký, quản lý hộ tịch và chứng thực.

- Có bố trí công chức Tư pháp-hộ tịch tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa; cơ sở vật chất đáp ứng được yêu cầu của công tác đăng ký, quản lý hộ tịch và chứng thực.

2. Tồn tại, hạn chế

Bên cạnh kết quả đạt được, công tác đăng ký, quản lý hộ tịch và chứng thực tại các đơn vị còn có một số tồn tại, hạn chế:

2.1. Với UBND phường Xuân Phú

a) Công tác hộ tịch

- Về sổ hộ tịch:

+ Các Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, Sổ cấp bản sao trích lục hộ tịch và Sổ đăng ký nhận, cha, mẹ, con thực hiện đóng dấu giáp lai không hết các trang sổ, không đúng quy định tại khoản 2 Điều 29 Thông tư số 04/2020/TT-BTP.

+ Các Sổ đăng ký kết hôn, Sổ đăng ký khai tử, Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân và Sổ cấp bản sao trích lục hộ tịch có ngày khóa Sổ không đúng quy định tại khoản 1 Điều 36 Thông tư số 04/2020/TT-BTP.

+ Các Sổ đăng ký khai tử và Sổ đăng ký nhận, cha, mẹ, con thực hiện sửa chữa sai sót khi ghi sổ hộ tịch không đúng quy định tại khoản 1 Điều 35 Thông tư số 04/2020/TT-BTP.

- Về đăng ký nhận cha, mẹ, con:

01 hồ sơ ghi thông tin về nơi cư trú của người được nhận làm con không đúng với thực tế.

- Về đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch:

+ 03 hồ sơ Tờ khai thay đổi họ, chữ đệm, tên cho người dưới 18 tuổi không có ý kiến đồng ý của cha, mẹ và 01 hồ sơ người từ đủ 9 tuổi trở lên không có sự đồng ý của người được thay đổi tên, không đúng quy định tại khoản 1 Điều 7 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015.

+ 03 hồ sơ không có giấy tờ làm căn cứ cho việc thay đổi tên, không đúng quy định tại khoản 1 Điều 26 Luật Hộ tịch năm 2014, khoản 2 Điều 7 Nghị định số 123/2015/NĐ-CP và Điều 28 Bộ Luật Dân sự năm 2015.

+ 01 hồ sơ chưa thực hiện ghi chú nội dung cải chính vào Sổ đăng ký khai sinh theo quy định tại Điều 28 Luật Hộ tịch.

c) Công tác chứng thực                                                                 

- Về Sổ chứng thực:

Sổ chứng thực bản sao từ bản chính không ghi nội dung của mục “Họ tên, chức danh người ký chứng thực” và Sổ theo dõi chứng thực chữ ký đóng giáp lai các trang sổ không đầy đủ, không đúng quy định tại khoản 1 Điều 13 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

- Về hồ sơ chứng thực:

04 hồ sơ chứng thực chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng đất do một người đứng tên không thể hiện kết quả của việc xác định thực tế tính pháp lý của quyền sở hữu, quyền sử dụng đất là tài sản riêng hoặc chung, của một hoặc nhiều người (giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hoặc văn bản thỏa thuận về tài sản hoặc giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác), là chưa đảm bảo theo quy định tại khoản 5 Điều 9 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

2.2. Với UBND phường Xuân Đài

a) Công tác hộ tịch          

- Về sổ hộ tịch:

+ Các Sổ đăng ký khai sinh, Sổ đăng ký khai tử, Sổ đăng ký kết hôn, Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân và Sổ cấp bản sao trích lục hộ tịch đóng dấu giáp lai không hết các trang sổ (Sổ năm 2023) và không đóng dấu giáp lai các trang (Sổ năm 2024), không đúng quy định tại khoản 2 Điều 29 Thông tư số 04/2020/TT-BTP.

+ 11 trường hợp Sổ đăng ký khai sinh không có chữ ký, ghi rõ họ tên của người đi đăng ký khai sinh, không đúng quy định tại khoản 2 Điều 16 Luật Hộ tịch năm 2014.

+ 08 trường hợp Sổ đăng ký khai tử không có chữ ký, ghi rõ họ tên của người đi khai tử, không đúng quy định tại khoản 2 Điều 34 Luật Hộ tịch năm 2014.

+ Sổ cấp bản sao trích lục hộ tịch ghi hai màu mực, không đúng quy định tại khoản 1 Điều 29 Thông tư số 04/2020/TT-BTP.

+ Các Sổ đăng ký khai sinh, Sổ đăng ký khai tử, Sổ đăng ký kết hôn, Sổ đăng ký nhận, cha, mẹ, con và Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân thực hiện sửa chữa sai sót khi ghi sổ hộ tịch không đúng theo quy định tại khoản 1 Điều 35 Thông tư số 04/2020/TT-BTP.

+ Hầu hết các Sổ thực hiện việc khóa Sổ không đúng theo quy định tại Điều 36 Thông tư số 04/2020/TT-BTP.

- Về đăng ký kết hôn:

01 hồ sơ ghi sai thông tin chữ đệm, số thẻ căn cước công dân trên Hệ thống thông tin đăng ký, Sổ đăng ký kết hôn và Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn.   

- Về đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch:

02 hồ sơ Tờ khai không nêu lý do thực hiện cải chính và ngày, tháng, năm đăng ký cải chính hộ tịch, không đúng quy định tại khoản 1, 2 Điều 17 Thông tư số 04/2020/TT-BTP.

- Về phần mềm hộ tịch Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch

Hầu hết các trường hợp đăng ký kết hôn và cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đang ở trạng thái lưu nháp, chưa chuyển vào cơ sở dữ liệu chính thức, không đúng quy định tại Điều 7 và khoản 2 Điều 11 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP.

 b) Công tác chứng thực

- Về sổ chứng thực:

Các Sổ theo dõi chứng thực bản sao từ bản chính, Sổ theo dõi Hợp đồng giao dịch thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin về việc mở Sổ theo dõi công tác chứng thực nhưng hết năm không thực hiện khóa sổ, thống kê số việc chứng thực, người ký chứng thực xác nhận, không đúng quy định tại khoản 3 Điều 13 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

- Về hồ sơ chứng thực:

+ Hầu hết hồ sơ Hợp đồng, giao dịch có từ hai trang trở lên không đánh số thứ tự, không có chữ ký vào từng trang của người thực hiện chứng thực, không đúng quy định tại khoản 4 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và khoản 2 Điều 20 Thông tư số 01/2020/TT-BTP.

+ 08 hồ sơ chứng thực chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng đất do một người đứng tên không thể hiện kết quả của việc xác định thực tế tính pháp lý của quyền sở hữu, quyền sử dụng đất là tài sản riêng hoặc chung, của một hoặc nhiều người (giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hoặc văn bản thỏa thuận về tài sản hoặc giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác), là chưa đảm bảo theo quy định tại khoản 5 Điều 9 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

2.3. Với UBND xã Xuân Thọ 2

a) Công tác hộ tịch

- Về sổ hộ tịch:

+ Các Sổ đăng ký khai sinh, Sổ đăng ký khai tử, Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân và Sổ cấp bản sao trích lục hộ tịch đóng dấu giáp lai không hết các trang sổ (Sổ năm 2023) và không đóng dấu giáp lai các trang (Sổ năm 2024), không đúng quy định tại khoản 2 Điều 29 Thông tư số 04/2020/TT-BTP.

+ Các Sổ đăng ký khai sinh và Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân sửa chữa sai sót khi ghi sổ hộ tịch không đúng quy định tại khoản 1 Điều 35 Thông tư số 04/2020/TT-BTP.

- Về đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch:

01 hồ sơ chưa thực hiện ghi nội dung bổ sung thông tin người cha trong Giấy khai sinh của con trên Hệ thống khai sinh điện tử theo quy định tại Điều 7 và khoản 2 Điều 11 Nghị định số 87/2020/NĐ-CP.

b) Công tác chứng thực

- Về sổ chứng thực:

Hầu hết các Sổ theo dõi chứng thực thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin về việc mở Sổ theo dõi công tác chứng thực nhưng hết năm không thực hiện khóa sổ, thống kê số việc chứng thực, người ký chứng thực xác nhận, không đúng quy định tại khoản 3 Điều 13 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

- Về hồ sơ chứng thực:

05 hồ sơ chứng thực chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng đất do một người đứng tên không thể hiện kết quả của việc xác định thực tế tính pháp lý của quyền sở hữu, quyền sử dụng đất là tài sản riêng hoặc chung, của một hoặc nhiều người (giấy xác nhận tình trạng hôn nhân hoặc văn bản thỏa thuận về tài sản hoặc giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác), là chưa đảm bảo theo quy định tại khoản 5 Điều 9 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

- Về thu lệ phí chứng thực

04 trường hợp thu phí chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch là 50.000 đồng/hợp đồng, giao dịch, không đúng quy định tại Điều 4 Thông tư số 226/2016/TT-BTC: Phải là 30.000đồng/hợp đồng, giao dịch.

2.4. Với UBND phường Xuân Yên

a) Công tác hộ tịch

- Về sổ hộ tịch:

+ Các Sổ đăng ký khai sinh, Sổ đăng ký khai tử, Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, Sổ cấp bản sao trích lục hộ tịch, Sổ đăng ký cha, mẹ, con và Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch đóng dấu giáp lai không hết các trang sổ (Sổ năm 2023) và không đóng dấu giáp lai các trang (Sổ năm 2024), không đúng quy định tại khoản 2 Điều 29 Thông tư số 04/2020/TT-BTP.

+ Các Sổ đăng ký khai sinh, Sổ đăng ký khai tử ghi hai màu mực, không đúng quy định tại khoản 1 Điều 29 Thông tư số 04/2020/TT-BTP.

+ Các Sổ đăng ký khai sinh, Sổ đăng ký khai tử, Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân và Sổ đăng ký thay đổi, cải chính, bổ sung hộ tịch sửa chữa sai sót khi ghi sổ hộ tịch không đúng quy định tại khoản 1 Điều 35 Thông tư số 04/2020/TT-BTP.

+ Các Sổ đăng ký khai sinh, Sổ đăng ký kết hôn, Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân và Sổ cấp bản sao trích lục hộ tịch thực hiện việc khóa Sổ không đúng quy định tại Điều 36 Thông tư số 04/2020/TT-BTP.

b) Công tác nuôi con nuôi:

01 hồ sơ sử dụng mẫu Đơn xin nhận con nuôi trong nước không đúng mẫu quy định tại Phụ lục 4 ban hành kèm theo Thông tư số 10/2020/TT-BTP; nội dung trong đơn không nêu lý do nhận con nuôi, ngày tháng năm đăng ký, không đúng quy định tại Điều 20 Luật Nuôi con nuôi năm 2010 và không có văn bản đồng ý của mẹ đẻ (bà Nguyễn Thị Liên Hương) của người được nhận làm con nuôi (bé Trần Nguyễn Ngọc Kim Ngân), không đúng quy định tại khoản 1 Điều 21 Luật Nuôi con nuôi năm 2010.

c) Công tác chứng thực

- Về sổ chứng thực:

Hầu hết các Sổ theo dõi chứng thực thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin về việc mở Sổ theo dõi công tác chứng thực nhưng hết năm không thực hiện khóa sổ, thống kê số việc chứng thực, người ký chứng thực xác nhận, không đúng quy định tại khoản 3 Điều 13 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

- Về hồ sơ chứng thực:

02 hồ sơ thực chữ ký của nhiều người trong một giấy tờ có lời chứng không đúng mẫu lời chứng ban hành kèm theo Thông tư số 01/2020/TT-BTP.

- Về thu lệ phí chứng thực

Thời hạn kê khai, nộp phí thu được vào NSNN không đúng theo quy định tại khoản 3 Điều 3 Thông tư số 74/2022/TT-BTC: Phải là thu phí kê khai, nộp tiền phí thu được vào NSNN theo tháng.

 IV. Ý KIẾN CỦA ĐOÀN THANH TRA

Bên cạnh kết quả đạt được, việc chấp hành pháp luật về hộ tịch, chứng thực, nuôi con nuôi tại UBND các xã, phường: Xuân Phú, Xuân Đài, Xuân Yên, Xuân Thọ 2 thuộc thị xã Sông Cầu còn có tồn tại, hạn chế (chi tiết tại mục III); trong đó đặc biệt lưu ý một số nội dung:

1. Công tác hộ tịch

Hầu hết các trường hợp đăng ký kết hôn và cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân đang ở trạng thái lưu nháp, chưa chuyển vào cơ sở dữ liệu chính thức (phường Xuân Đài); ghi sai thông tin chữ đệm, số thẻ căn cước công dân trên Hệ thống thông tin đăng ký, Sổ đăng ký kết hôn và Giấy chứng nhận đăng ký kết hôn (phường Xuân Đài); Tờ khai không nêu lý do thực hiện cải chính và ngày, tháng, năm đăng ký cải chính hộ tịch (phường Xuân Đài); Tờ khai thay đổi họ, tên cho người dưới 18 tuổi không có ý kiến đồng ý của cha, mẹ và người được thay đổi tên (trên 9 tuổi) và không có giấy tờ làm căn cứ cho việc thay đổi tên (phường Xuân Phú).

2. Công tác nuôi con nuôi

Nội dung trong Đơn xin nhận con nuôi trong nước không nêu lý do nhận con nuôi, ngày tháng năm đăng ký và không có văn bản đồng ý của mẹ đẻ của người được nhận làm con nuôi (phường Xuân Yên).

3. Công tác chứng thực

Không đánh số trang hợp đồng giao dịch có từ hai trang trở lên và người tiếp nhận, người thực hiện chứng thực không ký từng trang của hợp đồng, giao dịch (phường Xuân Đài); lời chứng chứng thực chữ ký của nhiều người trong một giấy tờ, văn bản không đúng mẫu (phường Xuân Yên); thu phí chứng thực sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch không đúng quy định (xã Xuân Thọ 2); thời hạn kê khai, nộp phí thu được vào NSNN không đúng theo quy định (phường Xuân Yên).

Với những tồn tại, hạn chế được chỉ ra qua thanh tra, các đơn vị được thanh tra đã có ý kiến bằng văn bản về việc tiếp thu, giải trình, rà soát khắc phục.

Riêng đối với trường hợp chứng thực liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng đất chỉ có một người đứng tên, đề nghị người thực hiện chứng thực cần căn cứ theo quy định tại khoản 5 Điều 9 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan cung cấp thông tin cần thiết để xác minh tính hợp pháp của giấy tờ, văn bản yêu cầu chứng thực, nhằm tránh rủi ro, tranh chấp, khiếu kiện, đồng thời nhằm đảm bảo hồ sơ được chặt chẽ khi thực hiện chứng thực.

V. BIỆN PHÁP XỬ LÝ

Để công tác đăng ký, quản lý hộ tịch, chứng thực đảm bảo đúng quy định của Luật Hộ tịch năm 2014, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành, kiến nghị:

1. Phòng Tư pháp thị xã Sông Cầu

- Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác hộ tịch, chứng thực, nuôi con nuôi đối với UBND các xã, phường trên địa bàn thị xã.

Với trường hợp chứng thực chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng đất do một người đứng tên thì người thực hiện chứng thực cần tiến hành xác định thực tế tính pháp lý của quyền sở hữu, quyền sử dụng đất là tài sản riêng hoặc chung, của một hoặc nhiều người nhằm để không làm phát sinh tình trạng tranh chấp, khiếu kiện sau khi chứng thực.

- Kịp thời có biện pháp tháo gỡ khó khăn, vướng mắc trong công tác hộ tịch, chứng thực, nuôi con nuôi trên địa bàn thị xã.

2. UBND các xã, phường: Xuân Phú, Xuân Đài, Xuân Thọ 2, Xuân Yên

- Nghiêm túc rút kinh nghiệm, rà soát, khắc phục đối với các tồn tại, hạn chế được chỉ ra qua thanh tra.

- Nghiên cứu kỹ quy định của pháp luật về đăng ký hộ tịch, chứng thực, nuôi con nuôi để thực hiện đúng quy định pháp luật.

- Kịp thời báo cáo những khó khăn, vướng mắc trong công tác hộ tịch, chứng thực, nuôi con nuôi về Phòng Tư pháp để được hướng dẫn.

Báo cáo bằng văn bản kết quả thực hiện các kiến nghị nêu trên về Thanh tra Sở Tư pháp (địa chỉ: 68 Lê Duẩn, Phường 7, thành phố Tuy Hòa) trước ngày 26//7/2024./.