PHỤ LỤC: HƯỚNG DẪN XỬ LÝ
LỖI TIẾP NHẬN SỐ ĐỊNH DANH CÁ NHÂN KHI CẬP NHẬT DỮ LIỆU
KHAI SINH VÀO PHẦN MỀM ĐĂNG KÝ KHAI SINH ĐIỆN TỬ

(Kèm theo Công văn số          /BTP-CNTT ngày       /9/2021 của Bộ Tư pháp)

1. Trường hợp gặp cảnh báo lỗi có nội dung tiếng Anh

Hình 1: Cảnh báo lỗi có nội dung tiếng Anh

Công chức tư pháp-hộ tịch mở xem thông tin chi tiết dữ liệu, thực hiện chỉnh sửa lại thông tin (nếu có sai sót) và làm lại thao tác gửi yêu cầu cấp số định danh cá nhân để CSDLQG về dân cư kiểm tra lại, thực hiện cấp số định danh cá nhân nếu đủ điều kiện.

2. Trường hợp gặp cảnh báo lỗi nghi trùng thông tin công dân đã cấp số

Hình 2: Cảnh báo nghi trùng thông tin công dân đã cấp số

Công chức tư pháp hộ tịch kiểm tra số định danh cá nhân được cảnh báo (ví dụ trong Hình 2 là số 001221028568) có trong “danh sách đăng ký khai sinh” hoặc trong “danh sách đề nghị hủy” của đơn vị không?

2.1. Nếu số định danh được cảnh báo có trong danh sách đăng ký khai sinh và thuộc diện sinh đôi hoặc sinh ba:

a) Trường hợp khai sinh thuộc diện sinh đôi, sinh ba có ngày đăng ký từ 01/7/2021 trở lại đây:

Công chức tư pháp-hộ tịch liên hệ với Bộ phận hỗ trợ phần mềm hộ tịch của Bộ Tư pháp, cung cấp thông tin tên đầy đủ của đơn vị, số đăng ký, ngày đăng ký, họ tên của các trường hợp sinh đôi, sinh 3 để được hỗ trợ xác nhận thông tin sinh đôi / sinh 3 trên phần mềm. Sau khi được hỗ trợ xác nhận, dữ liệu sẽ được gửi lại ngay sang CSDLQG về dân cư để cấp số định danh cá nhân.

b) Trường hợp khai sinh thuộc diện sinh đôi, sinh ba có ngày đăng ký trước ngày 01/7/2021:

Thực hiện theo hướng dẫn tại Mục 2.4 bên dưới.

2.2. Nếu số định danh được cảnh báo có trong danh sách đăng ký khai sinh và không thuộc diện sinh đôi hoặc sinh ba:

Công chức tư pháp-hộ tịch kiểm tra, đối chiếu thông tin giữa hai dữ liệu đăng ký khai sinh:

a) Nếu phát hiện hai dữ liệu đăng ký khai sinh là của cùng một công dân:

Tiến hành xóa dữ liệu đang ở trạng thái “Đã có lỗi” do bị lỗi cảnh báo trùng (ấn vào ô vuông ở đầu dòng >> ấn nút xóa ở cuối danh sách đăng ký khai sinh để thực hiện xóa) và giữ lại dữ liệu đã “Hoàn thành” được cấp số định danh cá nhân. Sau đó, thực hiện kiểm tra, chỉnh sửa lại dữ liệu đã được cấp số định danh cá nhân nếu phát hiện có sai lệch thông tin so với thông tin đã ghi trong Sổ đăng ký khai sinh.

b) Nếu xác định không có trùng, dữ liệu đăng ký khai sinh được nhập và người đã được cấp số định danh cá nhân là hai công dân khác nhau:

Liên hệ với Bộ phận hỗ trợ phần mềm hộ tịch của Bộ Tư pháp, cung cấp thông tin tên đầy đủ của đơn vị, số đăng ký, ngày đăng ký, họ tên của công dân, thông tin lỗi chi tiết (như Hình 2) và xác nhận hai dữ liệu đăng ký khai sinh được cảnh báo là của hai công dân khác nhau để được hỗ trợ xác nhận trên phần mềm. Sau khi được xác nhận, dữ liệu đăng ký khai sinh sẽ về trạng thái “Lưu nháp”, khi đó, công chức tư pháp-hộ tịch mở xem thông tin chi tiết dữ liệu, thực hiện chỉnh sửa lại thông tin (nếu có sai sót) và làm lại thao tác gửi yêu cầu cấp số định danh cá nhân để CSDLQG về dân cư kiểm tra lại, thực hiện cấp số định danh cá nhân.

2.3. Nếu số định danh được cảnh báo có trong danh sách đăng ký khai sinh được đề nghị hủy:

          Đây là tình huống công chức tư pháp-hộ tịch đã hủy dữ liệu một lần (do quá trình đăng ký có sai sót dẫn đến phải hủy dữ liệu trên phần mềm), sau khi đã tiếp nhận được hồ sơ hợp lệ và xác định được đúng các thông tin cần nhập vào phần mềm, công chức tư pháp-hộ tịch tiến hành nhập lại thông tin đăng ký khai sinh vào phần mềm. Khi đó, công chức tư pháp-hộ tịch kiểm tra trạng thái của dữ liệu khai sinh đã được lập đề nghị hủy tại danh sách đề nghị hủy (tra cứu tại mục Chức năng chính >> Yêu cầu hủy hồ sơ khai sinh):

a) Nếu dữ liệu ở trạng thái “Chờ hủy”: Dữ liệu đề nghị hủy chưa được Bộ phận hỗ trợ phần mềm hộ tịch của Bộ Tư pháp xử lý

Liên hệ với Bộ phận hỗ trợ phần mềm hộ tịch của Bộ Tư pháp để được hỗ trợ xử lý.

b) Nếu dữ liệu ở trạng thái “Từ chối”: Dữ liệu đề nghị hủy không đủ điều kiện được hủy và đã bị Bộ phận hỗ trợ phần mềm hộ tịch của Bộ Tư pháp từ chối hủy

Kiểm tra lý do từ chối hủy (ấn vào ô Xử lý >> Cập nhật yêu cầu >> Xem chi tiết lý do từ chối) và thực hiện theo hướng dẫn của Bộ phận hỗ trợ:

- Nếu dữ liệu thuộc diện không phải hủy (chỉ cần thực hiện chỉnh sửa sai sót đối với các thông tin bị nhập sai), đề nghị:

• Thực hiện xóa dữ liệu đang ở trạng thái “Đã có lỗi” do bị lỗi cảnh báo trùng (ấn vào ô vuông ở đầu dòng >> ấn nút xóa ở cuối danh sách đăng ký khai sinh để thực hiện xóa);
• Khôi phục lại dữ liệu bị “Từ chối hủy” (ấn vào nút Hủy yêu cầu khi xem chi tiết lý do từ chối hủy);
• Vào mục Sửa sai sót thông tin khai sinh để chỉnh sửa các thông tin của dữ liệu vừa được khôi phục cho phù hợp với Sổ đã đăng ký.

- Nếu dữ liệu thuộc diện vẫn phải hủy, đề nghị:

• Bổ sung các thông tin theo yêu cầu, như: Đính kèm bổ sung bản chụp công văn đề nghị hủy có chữ ký, đóng dấu hợp lệ; bản chụp quyết định thu hồi giấy khai sinh hoặc bản chụp công văn đồng ý hủy dữ liệu điện tử của Phòng Tư pháp hoặc Sở Tư pháp…;
• Ấn nút Gửi lại yêu cầu để được xem xét, xử lý lại.

c) Nếu dữ liệu ở trạng thái “Đã hủy”: Dữ liệu đã được Bộ phận hỗ trợ phê duyệt đề nghị hủy, nhưng chưa được Bộ Công an hủy trên CSDLQG về dân cư

Nếu lần đăng ký trước thuộc diện đăng ký khai sinh không đúng quy định, đã được đơn vị hủy và lần đăng ký sau thuộc diện đăng ký khai sinh đúng quy định và đủ điều kiện được cấp số định danh cá nhân, công chức tư pháp-hộ tịch liên hệ với Bộ phận hỗ trợ phần mềm hộ tịch của Bộ Tư pháp, cung cấp thông tin tên đầy đủ của đơn vị, số đăng ký, ngày đăng ký, họ tên của công dân, thông tin chi tiết lỗi (như Hình 2) và xác nhận việc đang thực hiện lại việc đăng ký khai sinh cho công dân đã được hủy dữ liệu đăng ký khai sinh để được hỗ trợ xác nhận trên phần mềm.

Sau khi được xác nhận, dữ liệu đăng ký khai sinh sẽ về trạng thái “Lưu nháp”, khi đó, công chức tư pháp-hộ tịch mở xem thông tin chi tiết dữ liệu và làm lại thao tác gửi yêu cầu cấp số định danh cá nhân để CSDLQG về dân cư kiểm tra lại, thực hiện cấp số định danh cá nhân.

2.4. Nếu số định danh được cảnh báo không có trong danh sách đăng ký khai sinh, đồng thời, không có trong danh sách đề nghị hủy của đơn vị nhưng có ngày đăng ký khai sinh trước ngày 01/7/2021:

Đối với các dữ liệu đăng ký khai sinh đã được đăng ký từ ngày 01/01/2016 đến ngày 30/6/2021, đủ điều kiện gửi sang CSDLQG về dân cư để cấp số định danh cá nhân nhưng sau ngày 30/6/2021 mới được cập nhật vào Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử:

a) Nếu CSDLQG về dân cư tìm được 01 trường hợp công dân trùng khớp với dữ liệu đăng ký khai sinh yêu cầu cấp số định danh cá nhân:

CSDLQG về dân cư sẽ trả ngay số định danh cá nhân.

b) Nếu CSDLQG về dân cư không tìm được thông tin công dân phù hợp hoặc tìm được hơn 01 công dân phù hợp:

Trường hợp này CSDLQG về dân cư sẽ giữ lại thông tin khai sinh và tạm thời chưa cấp số định danh cá nhân (cảnh báo nghi trùng thông tin hoặc chờ xác minh). Bộ Công an sẽ yêu cầu cho Cơ quan công an trên địa bàn phối hợp với công chức tư pháp-hộ tịch để tiến hành xác minh và thông báo số định danh của công dân cho công chức tư pháp-hộ tịch.

Sau khi có thông báo kết quả xác minh và nhận được số định danh cá nhân được cấp cho người được khai sinh từ Cơ quan công an, đề nghị công chức tư pháp-hộ tịch liên hệ với Bộ phận hỗ trợ phần mềm hộ tịch, cung cấp tên đầy đủ của đơn vị, số đăng ký, ngày đăng ký, họ tên của công dân và số định danh cá nhân đã được Cơ quan công an thông báo để được hỗ trợ ghi số định danh cá nhân và dữ liệu đăng ký khai sinh.

2.5. Nếu số định danh được cảnh báo không có trong danh sách đăng ký khai sinh, không có trong danh sách đề nghị hủy của đơn vị và có ngày đăng ký khai sinh từ ngày 01/7/2021 trở lại đây:

a) Nếu công chức tư pháp-hộ tịch đã từng xóa dữ liệu ít nhất 1 lần (khi dữ liệu ở trạng thái “Đã có lỗi” hoặc “Chờ BCA cấp Số ĐDCN”) để nhập lại:

Công chức tư pháp-hộ tịch liên hệ với Bộ phận hỗ trợ phần mềm hộ tịch, cung cấp tên đầy đủ của đơn vị, thông tin chi tiết của cảnh báo trùng (như Hình 2) để được khôi phục dữ liệu đã xóa.

Sau khi được khôi phục, dữ liệu đăng ký khai sinh sẽ về trạng thái “Lưu nháp”, khi đó, công chức tư pháp-hộ tịch mở xem thông tin chi tiết dữ liệu, thực hiện chỉnh sửa lại thông tin (nếu có sai sót) và làm lại thao tác gửi yêu cầu cấp số định danh cá nhân để CSDLQG về dân cư kiểm tra lại, thực hiện cấp số định danh cá nhân.

b) Nếu công chức tư pháp-hộ tịch chưa từng xóa dữ liệu:

Công chức tư pháp-hộ tịch trao đổi với Cơ quan công an cùng cấp, đề nghị tra cứu thông tin công dân trong CSDLQG về dân cư theo số định danh cá nhân được cảnh báo trùng:

- Nếu thông tin công dân tra cứu được trong CSDLQG về dân cư trùng với thông tin đăng ký khai sinh và nơi đăng ký khai sinh được ghi nhận trong CSDLQG về dân cư chính là đơn vị của công chức tư pháp hộ tịch: Công chức tư pháp hộ tịch liên hệ với Bộ phận hỗ trợ phần mềm hộ tịch, cung cấp tên đầy đủ của đơn vị, số đăng ký, ngày đăng ký, họ tên của công dân, thông tin số định danh cá nhân của công dân đã được xác nhận để được hỗ trợ ghi số định danh cá nhân và dữ liệu đăng ký khai sinh;

- Nếu thông tin công dân tra cứu được trong CSDLQG về dân cư trùng với thông tin đăng ký khai sinh nhưng nơi đăng ký khai sinh được ghi nhận trong CSDLQG về dân cư không phải là đơn vị của công chức tư pháp hộ tịch: Công chức tư pháp-hộ tịch từ chối đăng ký khai sinh vì trường hợp này đã được đăng ký khai sinh ở đơn vị khác;

- Nếu xác định thông tin công dân tra cứu được trong CSDLQG về dân cư và thông tin đăng ký khai sinh là của hai công dân khác nhau: Công chức tư pháp-hộ tịch liên hệ với Bộ phận hỗ trợ phần mềm hộ tịch của Bộ Tư pháp, cung cấp thông tin tên đầy đủ của đơn vị, số đăng ký, ngày đăng ký, họ tên của công dân, thông tin lỗi chi tiết (như Hình 2) và xác nhận công dân được đăng ký khai sinh và công dân được cảnh báo, đã được cấp số định danh cá nhân  là hai công dân khác nhau để được hỗ trợ xác nhận trên phần mềm.

Sau khi được xác nhận, dữ liệu đăng ký khai sinh sẽ về trạng thái “Lưu nháp”, khi đó, công chức tư pháp-hộ tịch mở xem thông tin chi tiết dữ liệu, thực hiện chỉnh sửa lại thông tin (nếu có sai sót) và làm lại thao tác gửi yêu cầu cấp số định danh cá nhân để CSDLQG về dân cư kiểm tra lại, thực hiện cấp số định danh cá nhân.

3. Trường hợp gặp cảnh báo lỗi địa bàn nơi đăng ký khai sinh của công dân không tồn tại trong hệ thống

Hình 3: Cảnh báo lỗi địa bàn nơi đăng ký khai sinh của công dân không tồn tại trong hệ thống

Đây là lỗi phát sinh do có thay đổi, sáp nhập địa danh hành chính nhưng khi cấp tài khoản sử dụng phần mềm hộ tịch cho đơn vị mới (sau khi có thay đổi, sáp nhập địa danh hành chính), Sở Tư pháp chưa thực hiện đúng hướng dẫn của Bộ Tư pháp tại Công văn số 1183/BTP-CNTT ngày 31/3/2020[1].

Vì vậy, để việc đăng ký khai sinh và đồng bộ dữ liệu được thuận tiện, đối với các đơn vị gặp cảnh báo lỗi “địa bàn nơi đăng ký khai sinh của công dân không tồn tại trong hệ thống”, đề nghị vẫn tiếp tục thực hiện cập nhật dữ liệu đăng ký khai sinh phát sinh mới vào phần mềm để in và trả Giấy khai sinh kịp thời cho công dân. Bộ Tư pháp sẽ tiến hành rà soát, điều chỉnh lại các địa danh hành chính hiện có trên phần mềm cho phù hợp với thực tiễn và các Văn bản thông báo mã số và tên đơn vị hành chính mới của Tổng cục Thống kê (dự kiến hoàn thành trước tháng 11/2021).

Sau khi hoàn thành việc điều chỉnh địa danh hành chính trên Phần mềm đăng ký khai sinh điện tử nói riêng và Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch nói chung, Bộ Tư pháp sẽ hướng dẫn riêng đối với việc xử lý cấp số định danh cá nhân cho các dữ liệu đăng ký khai sinh bị cảnh báo lỗi về địa danh.

4. Trường hợp gặp các cảnh báo lỗi khác

Trường hợp gặp các cảnh báo lỗi khác, công chức tư pháp-hộ tịch thực hiện theo hướng dẫn được nêu trong nội dung cảnh báo.

Ví dụ: Gặp lỗi cảnh báo lỗi “Ngày tháng năm sinh MẸ của công dân có mã 20556730 không đúng định dạng YYYY-MM-DD hoặc YYYY”.

- Nguyên nhân: Phần ghi về “ngày, tháng, năm sinh” của người mẹ trong dữ liệu đăng ký khai sinh chưa có thông tin về ngày sinh mà mới chỉ có thông tin về tháng sinh và năm sinh.

- Cách khắc phục: Công chức tư pháp-hộ tịch mở xem thông tin chi tiết dữ liệu, tại phần ghi về “ngày, tháng, năm sinh của người mẹ”, đề nghị ghi đủ ngày, tháng, năm sinh hoặc chỉ ghi năm sinh (nếu không có đủ căn cứ để ghi đầy đủ ngày, tháng, năm sinh.

5. Lưu ý

Với các trường hợp dữ liệu khai sinh ở trạng thái “Đã có lỗi” chưa thể “Hoàn thành”, công chức tư pháp-hộ tịch sẽ không thực hiện được chức năng cấp Bản sao Giấy khai sinh từ phần mềm. Trong trường hợp cần thực hiện cấp Bản sao Giấy khai sinh cho công dân, đề nghị công chức tư pháp hộ tịch tạm thời thực hiện thủ công và chủ động nhập bù thông tin cấp Bản sao Giấy khai sinh vào phần mềm sau khi dữ liệu khai sinh được “Hoàn thành”./.