Ngày 05/8/2020, Sở Tư pháp ban hành Kết luận thanh tra số 03/KL-STP về việc thanh tra chuyên ngành việc chấp hành pháp luật về đăng ký, quản lý hộ tịch, chứng thực và nuôi con nuôi của Phòng Tư pháp huyện Đồng Xuân và UBND các xã: Xuân Phước, Đa Lộc, Phú Mỡ, Xuân Long, Xuân Quang 2. Đây là cuộc thanh tra theo Kế hoạch nhằm để kịp thời phát hiện, chấn chỉnh những thiếu sót, tồn tại và có biện pháp giải quyết những vướng mắc, bất cập; qua đó, giúp đơn vị được thanh tra thực hiện đúng quy định pháp luật, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước đối với lĩnh vực này.

Qua kiểm tra nội dung thanh tra, nhận thấy: Cơ bản, các đơn vị thực hiện đăng ký, quản lý hộ tịch và chứng thực đảm bảo theo quy định của Luật hộ tịch năm 2014, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch và các văn bản hướng dẫn thi hành. Bên cạnh đó, còn có tồn tại, hạn chế như:

- Về công tác hộ tịch:

Tờ khai thay đổi họ, chữ đệm, tên cho người dưới 18 tuổi không có ý kiến đồng ý của cha, mẹ (xã Phú Mỡ); đăng ký lại khai sinh khi không đủ điều kiện đăng ký lại (xã Phú Mỡ, xã Xuân Long); không có giấy tờ làm căn cứ cho việc đăng ký thay đổi tên, chữ đệm (xã Phú Mỡ, xã Xuân Quang 2); xác định loại việc không đúng khi thực hiện đăng ký thay đổi, cải chính hộ tịch (xã Phú Mỡ); thực hiện việc cải chính hộ tịch trái thẩm quyền (xã Xuân Long); không lập văn bản cử người giám hộ khi thực hiện đăng ký giám hộ (xã Xuân Quang 2).

- Về công tác chứng thực:

Không lưu hồ sơ chứng thực chữ ký (xã Phú Mỡ, xã Xuân Long); không có bản sao các giấy tờ theo quy định khi chứng thực hợp đồng, giao dịch (xã Xuân Phước); lời chứng của người thực hiện chứng thực chữ ký được tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông không đúng mẫu (xã Xuân Phước); lời chứng của người thực hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch không đúng mẫu (xã Xuân Phước, xã Xuân Long); thu phí chứng thực bản sao từ bản chính không đúng quy định (Phòng Tư pháp, xã Đa Lộc, xã Phú Mỡ, xã Xuân Long, xã Xuân Quang 2); thời hạn nộp các khoản lệ phí vào ngân sách nhà nước không đúng quy định (xã Xuân Long).

Kết luận thanh tra, Sở Tư pháp đề nghị lãnh đạo UBND huyện Đồng Xuân chỉ đạo Phòng Tư pháp tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn việc chấp hành pháp luật về hộ tịch và chứng thực tại UBND các xã, thị trấn trên địa bàn huyện; tham mưu UBND huyện thu hồi, hủy bỏ Trích lục cải chính hộ tịch do UBND xã Xuân Long đã cấp không đúng thẩm quyền; chỉ đạo các đơn vị nghiêm túc khắc phục, kiểm điểm trách nhiệm cá nhân và rút kinh nghiệm đối với những tồn tại, hạn chế được chỉ ra qua thanh tra, nhất là đối với việc thu phí chứng thực bản sao từ bản chính không đúng quy định./.