Thực hiện Quyết định số 63/QĐ-STP ngày 16/10/2018 của Giám đốc Sở Tư pháp về thanh tra chuyên ngành việc chấp hành pháp luật về hộ tịch và chứng thực tại UBND các xã Sơn Định và Suối Bạc thuộc huyện Sơn Hòa, Đoàn thanh tra đã tiến hành thanh tra. Kết thúc thanh tra, căn cứ Báo cáo kết quả thanh tra và hồ sơ thanh tra, ngày 14/01/2019, Giám đốc Sở Tư pháp ban hành Kết luận thanh tra số 02/KL-STP. Đây là cuộc thanh tra theo Kế hoạch với mục đích kịp thời phát hiện, chấn chỉnh những thiếu sót, tồn tại và có biện pháp giải quyết những vướng mắc, bất cập trong lĩnh vực hộ tịch và chứng thực và qua đó giúp đơn vị được thanh tra thực hiện đúng quy định pháp luật, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước đối với lĩnh vực này.

Qua kiểm tra các nội dung thanh tra, nhận thấy: Cơ bản, UBND các xã thực hiện đăng ký, quản lý hộ tịch và chứng thực đảm bảo theo đúng quy định của Luật hộ tịch năm 2014, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký, chứng thực hợp đồng, giao dịch và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Bên cạnh kết quả đạt được, công tác đăng ký, quản lý hộ tịch và chứng thực tại UBND các xã còn có tồn tại, hạn chế như:

- Với UBND xã Sơn Định: Sổ hộ tịch không ghi tên cơ quan, quyển số, ngày tháng năm đăng ký; người đăng ký khai sinh không ký, ghi rõ họ tên trong Sổ đăng ký khai sinh; đăng ký lại khai sinh khi không đủ điều kiện đăng ký lại; không có giấy tờ làm căn cứ cho việc cải chính dân tộc của cha trong giấy khai sinh của con; không đánh số thứ tự từng trang hợp đồng, giao dịch có từ hai trang trở lên; người yêu cầu và người thực hiện chứng thực không ký từng trang của hợp đồng, giao dịch; thực hiện không đúng quy định của pháp luật có liên quan khi chứng thực hợp đồng chuyển nhượng, hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất chỉ có một người đứng tên.

- Với UBND xã Suối Bạc: Sổ hộ tịch không đóng dấu giáp lai, không ghi tên cơ quan, quyển số, ngày tháng năm đăng ký, không thống kê tổng số việc đã đăng ký trong năm khi hết năm đăng ký; đăng ký lại khai sinh khi không đủ điều kiện đăng ký lại; thực hiện việc xác định lại dân tộc trái thẩm quyền; đăng ký nhận cha, mẹ, con không đúng quy định; không có Tờ khai cấp bản sao trích lục hộ tịch; không đánh số thứ tự từng trang hợp đồng, giao dịch có từ hai trang trở lên; người yêu cầu và người thực hiện chứng thực không ký từng trang của hợp đồng, giao dịch; thực hiện không đúng quy định của pháp luật có liên quan khi chứng thực hợp đồng chuyển nhượng, hợp đồng tặng cho quyền sử dụng đất chỉ có một người đứng tên; lời chứng của người thực hiện chứng thực không đúng mẫu.

Kết luận thanh tra, Giám đốc Sở đã đề nghị: Chủ tịch UBND huyện Sơn Hòa quan tâm công tác đào tạo, bố trí công chức Tư pháp-hộ tịch cấp xã đáp ứng tiêu chuẩn theo quy định của Luật hộ tịch năm 2014, đảm bảo sự ổn định của đội ngũ công chức làm công tác hộ tịch; đồng thời chỉ đạo Trưởng Phòng Tư pháp tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn việc chấp hành pháp luật về hộ tịch và chứng thực tại UBND các xã, thị trấn trên địa bàn huyện, tham mưu UBND huyện thu hồi, hủy bỏ Trích lục xác định lại dân tộc do UBND xã Suối Bạc cấp cho Ka Sô Phúc Thanh (hồ sơ số 02/2018), hướng dẫn công dân thủ tục đề nghị xác định lại dân tộc theo quy định và rút kinh nghiệm đối với những tồn tại, hạn chế tại UBND các xã được chỉ ra qua thanh tra. Chỉ đạo UBND các xã Sơn Định và Suối Bạc khắc phục, rút kinh nghiệm đối với những tồn tại, hạn chế được chỉ ra qua thanh tra; kiểm điểm, làm rõ trách nhiệm cá nhân liên quan đến những tồn tại, hạn chế, có hình thức xử lý trách nhiệm phù hợp và báo cáo kết quả thực hiện bằng văn bản về Sở Tư pháp để thực hiện kiểm tra sau thanh tra./.